Formularz RZ 3 wypełnia się w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo lub ręcznie, wielkimi, drukowanymi literami. Pole, w którym nie wpisuje się żadnych danych, wykreśla się w sposób uniemożliwiający późniejsze dopisywanie. W polu /1/ należy wskazać sąd, w którym składa się wniosek o wpis  do rejestru. W polu /4/ należy podać numer pozycji rejestru zastawów, której mają dotyczyć wnioskowane zmiany. W Części 1 „Wnioskodawca”:

• w polu /1.1/ wskazuje się ile podmiotów występuje po stronie wnioskodawcy; dane pierwszego podmiotu wpisuje się w polach kolejnych (od /1.2/ do /1.9/), natomiast dane kolejnych podmiotów po stronie wnioskodawcy na urzędowych formularzach uzupełnienia wniosku RZ-W;
• w polach od /1.11/ do /1.16/ wpisuje się adres dla doręczeń wnioskodawcy, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania
  / siedziby. Jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika w polach od /1.10/ do /1.16/ wpisuje się dane dotyczące tego pełnomocnika.

Pola od /2.1/ do /6.3/ należy wypełnić zgodnie z aktualnym wpisem ujawnionym w rejestrze. W polach od /2.1/ do /2.3/ należy podać dane pierwszego podmiotu ujawnionego w rejestrze w rubryce 2 „Zastawnik”. Odpowiednio, w polach od /3.1/ do /3.3/ oraz od /4.1/ do /4.3/, należy podać dane pierwszych podmiotów ujawnionych w rejestrze w rubryce 3 „Zastawca” oraz rubryce 4 „Dłużnik”. W polach od /6.1/ do /6.3/ należy wpisać dane wynikające z odpowiednich pól rubryki 6 „Szczegóły dotyczące zastawu”.