Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej / zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej należy wypełnić czytelnie, drukowanymi literami, bez skreśleń i poprawek, na maszynie, na komputerze lub ręcznie, zgodnie z opisem pól. Wnioskodawca wypełnia tylko pola jasne wniosku, pola niewypełnione należy przekreślić. Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej / zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej składa się osobiście lub korespondencyjnie drogą pocztową w centrali Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CCIKW) mieszczącej się w Warszawie – 00-454 Warszawa, ul. Czerniakowska 100 albo w jednej z ekspozytur Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (ECI) mieszczących się przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste, na urzędowym formularzu. Wniosek nieprawidłowo wypełniony, nie opłacony, od którego uiszczono opłatę w wysokości niższej od należnej, bez załączonego oryginału dowodu wniesienia opłaty pozostawia się bez nadania biegu, o czym zawiadamia się wnioskodawcę, wraz z podaniem przyczyn. Złożenie wniosku w CCIKW poprzedza uiszczenie opłaty w kasie CCIKW lub na rachunek bieżący dochodów Ministerstwa Sprawiedliwości. Natomiast złożenie wniosku w ECI wymaga uiszczenia opłaty w kasie sądu lub na rachunek bieżący dochodów sądu rejonowego, przy którym funkcjonuje ekspozytura.