Formularz RZ-D wypełnia się w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo lub ręcznie, wielkimi, drukowanymi literami. W wypadku gdy po stronie zastawnika, zastawcy, dłużnika występuje spółka cywilna, we wniosku o wpis do rejestru wymienia się wszystkich wspólników tej spółki. Nazwy i innych danych spółki nie podaje się we wniosku. Pole, w którym nie wpisuje się żadnych danych, przekreśla się w sposób uniemożliwiający późniejsze dopisywanie. Formularz RZ-D należy złożyć w biurze podawczym sądu lub przesłać pocztą. Niezachowanie warunków formalnych pisma, które uniemożliwia nadanie mu dalszego biegu, powoduje wezwanie do uzupełnienia braków w terminie tygodniowym. Jeżeli braki nie zostaną w tym terminie uzupełnione, pismo podlega zwrotowi.