W każdej spółce w okresie 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego winno się odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników, na którym zatwierdzone będzie sprawozdanie finansowe spółki, sprawozdanie z działalności zarządu oraz podjęta będzie uchwała w zakresie podzialu zysku lub pokrycia straty. Z uwagi na fakt, iż u większości spółek rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin do odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników upływa z końcem miesiąca czerwca. Oczywiście o terminie zgromadzenia wspólników zarząd powinien ich powiadomić odpowiednio wczejniej, przesyłając zawiadomienia listami poleconymi. Ze zgromadzenia wspólników sporządzany jest protokół obejmujący również uchwały w sprawach objętych porządkiem obrad. Cała ta dokumentacja później winna zostać przesłana przez zarząd wraz ze sprawozdaniami i wnioskiem do sądu rejestrowego (wydziału KRS w sądzie rejonowym).